Szybciej i wcześniej, czyli zmiany w procesie onboardingu w branży IT - wywiad z Aleksandrą Wiśniewską

Współczesny onboarding zaczyna się nie w pierwszym dniu pracy, ale już podczas pierwszego kontaktu kandydata z marką. Jest ważną częścią procesu budowania doświadczeń pracowników. O tym, jak zmiany na rynku pracy wpłynęły na onboarding i jak wygląda on teraz w najszybciej rozwijającej się branży, czyli w IT – rozmawiamy z Aleksandrą Wiśniewską, HR Business Partnerem z Brainly.

Jak zmiany na rynku pracy wpłynęły na proces onboardingu?
Wraz ze zmianami na rynku pracy zmieniło się nasze postrzeganie tego procesu. Obserwujemy dwie główne zmiany w jego definiowaniu. Wcześniej to pojęcie odnosiło się wyłącznie do pierwszych dni pracy. Obecnie onboarding jest częścią całego procesu budowania doświadczeń pracowników (ang. employee experience) i zaczyna się już podczas pierwszego zetknięcia się kandydata z marką, czyli już na etapie czytania ogłoszenia rekrutacyjnego. Z moich poprzednich doświadczeń zawodowych pamiętam sytuacje, kiedy okres wdrożenia trwał nawet rok. Teraz w takim czasie pracownik może zmienić pracę dwa razy. Obserwujemy więc dwie główne zmiany, czyli rozpoczęcie onboardingu już od pierwszego kontaktu kandydata z firmą oraz przyspieszenie procesu wdrażania, aby pracownik mógł jak najszybciej przynosić firmie wartość.

Czym charakteryzuje się proces onboardingu w branży IT?
Branża IT wymaga wyjątkowo szybkiego przygotowania pracownika do wykonywanych zadań, bo takie są oczekiwania biznesowe. Nie od dziś wiadomo, że w IT mamy do czynienia z rynkiem pracownika, więc wszystko to, co ustalamy z kandydatem na etapie rekrutacji, musi się zgadzać z tym, co zastanie na miejscu. Jeśli nie dotrzymamy obietnic, łatwo znajdzie on inną pracę. Musimy od pierwszych dni w organizacji utwierdzać nową osobę w przekonaniu, że podjęcie pracy w naszej firmie było dobrą decyzją. Co do różnic między branżą IT a innymi sektorami – w niektórych firmach jest tak, że najpierw trzeba przekazać pracownikom całą wiedzę o produktach czy narzędziach, aby mogli rozpocząć wykonywanie zadań. Programiści, przychodząc do nowej organizacji, mają już konkretną wiedzę i trzeba im „tylko” stworzyć warunki do jak najszybszego zastosowania jej w projektach.

Czy łatwiej wprowadzić program onboardingu w małej, czy w dużej organizacji?
Brainly jest najmniejszą organizacją, w jakiej pracowałam, i myślę, że niektóre elementy łatwiej byłoby zorganizować w dużej firmie. Wynika to z tego, że w takich przedsiębiorstwach jest więcej specjalistów, którzy mogą poprowadzić dane szkolenie. Ponadto, w takich firmach najczęściej ustala się określone dni, w których nowe osoby rozpoczynają pracę. Nawet jeśli będą zatrudnione na różnych stanowiskach i będą się zajmować zupełnie czymś innym, pewne elementy programu onboardingu pozostaną wspólne. W Brainly każdy nowy pracownik ustala indywidualnie, kiedy może rozpocząć pracę. Może więc nie być możliwości, aby wszyscy nowi pracownicy mogli mieć wdrożenie w tym samym czasie.

Jak wygląda pierwszy kontakt pracowników z firmą Brainly?
U nas wdrożenie zaczyna się dużo wcześniej, głównie ze względu na specyficzną rekrutację. Każdy proces kończy się u nas tzw. Demo Day. Trwa on, w zależności od stanowiska, od jednego do trzech dni, podczas których kandydat pracuje nad projektem w zespole, do którego miałby dołączyć w przyszłości. Z naszej perspektywy Demo Day jest elementem rozpoczynającym proces onboardingu. W jego trakcie oferujemy możliwość spędzenia z nami czasu i sprawdzenia, czy ustalenia podjęte w czasie rozmów rekrutacyjnych mają pokrycie z tym, co się faktycznie dzieje w firmie. Z jednej strony jest to dla nas szansa sprawdzenia kandydata, ponieważ zadania z Demo Day są praktyczne i weryfikują konkretne umiejętności, a z drugiej strony dają kandydatowi pełny obraz naszej firmy. Na Demo Day zawsze zapraszamy kandydatów, których jesteśmy niemalże pewni. Chcemy też, aby takie osoby zobaczyły, jak funkcjonuje nasze biuro i poznały zespół. Zwykle też wtedy organizujemy wspólny posiłek, by stworzyć możliwość luźnej rozmowy. To później ułatwia pierwsze dni pracy, bo kandydat nie jest już zupełnie nową osobą, zna część współpracowników i przez to czuje się u nas swobodniej.

Co w Brainly decyduje o tym, czy kandydat zostanie ostatecznie zatrudniony?
Finalny etap rekrutacji kończy się prezentacją projektu, nad którym pracował kandydat. Na podjęcie decyzji co do zatrudnienia duży wpływ ma cały zespół, choć ostateczny głos w tej sprawie należy do menedżera. Jesteśmy bardzo specyficzną organizacją, pracujemy w start-upowym klimacie, wszystko dzieje się bardzo szybko i jest dużo rzeczy, które testujemy, więc trzeba być przygotowanym na zmiany. Nie każdy odnajdzie się w takim niepewnym środowisku pracy, bo jesteśmy na etapie, kiedy poszukujemy najlepszych sposobów na wprowadzanie naszego produktu na różne rynki. Mamy świadomość, jak ważne jest to, aby ktoś był dopasowany do naszego zespołu, dlatego nie działamy wbrew naszym pracownikom.

Jak wygląda przedstawienie nowej osoby zespołowi?
Zespół zawsze dostaje informację o tym, że w danym dniu pojawi się kandydat w ramach Demo Day. Po pomyślnej rekrutacji każdy nowy pracownik wysyła maila do wszystkich w organizacji z informacją o tym, na jakim stanowisku będzie z nami pracował, czym się będzie u nas zajmował, jakie ma doświadczenie i dlaczego zdecydował się do nas dołączyć, co lubi robić w wolnym czasie. Poza Krakowem mamy też biuro w Nowym Jorku. Tamtejsza grupa pracowników pracuje zdalnie, w związku z czym często komunikujemy się online. Czasami też zdarza się, że kandydaci mają nawet 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Jeśli więc w tym czasie planujemy jakieś wydarzenia, to zapraszamy na nie taką osobę i traktujemy ją już jak część zespołu Brainly. Jak najszybciej tworzymy też nowym pracownikom skrzynkę mailową i dajemy im dostępy do naszych narzędzi komunikacyjnych, jeśli tylko tego chcą. Poza tym, mamy przygotowany handbook porządkujący informacje, których mogą potrzebować – na temat naszych wartości, tego, czym się zajmujemy, i tego, co dzieje się w firmie. Handbook jest dostępny w formie strony online do użytku wewnętrznego. Jego budowa odwołuje się bezpośrednio do naszego flagowego produktu – Brainly, ponieważ informacje są podawane w formie pytań i odpowiedzi, czyli dokładnie tak, jak w naszym serwisie. Nowi pracownicy dostają też od nas gadżety, a pierwszego dnia pracy mają już przygotowane stanowisko, łącznie z kartką powitalną. Zwykle wtedy też zespół zabiera taką osobę na lunch. W Brainly takim okresem wdrażającym są 3 miesiące, czyli czas, po którym pracownik jest w stanie wykonywać swoje obowiązki tak, jak chcielibyśmy, aby to robił. To też czas, w którym ma szansę poczuć się częścią zespołu. Dla nowych pracowników przygotowaliśmy też grę Goodie Hunt – zestaw zadań, które trzeba wykonać (np. wyjście z zespołem na obiad czy udzielenie odpowiedzi na 20 pytań na naszej platformie). Raz w tygodniu mamy spotkanie z wszystkimi pracownikami, podczas którego łączymy się z biurem w Nowym Jorku i informujemy, że konkretny pracownik wykonał wszystkie zadania z Goodie Hunt i otrzymuje za to nagrody. Oprócz tego odbywają się też regularne spotkania o tym, jak funkcjonuje nasz produkt i jak działają poszczególne zespoły.

Na jakiej podstawie oceniacie efektywność prowadzonych działań?
Mamy ankietę, którą pracownik wypełnia po około dwóch miesiącach pracy, żeby móc jeszcze wyłapać rzeczy, które wymagają dodatkowej uwagi. Taką ankietę wypełniają zarówno menedżer, jak i pracownik, aby sprawdzić, czy podobnie oceniają proces onboardingu. Po ankiecie spotykamy się wspólnie z pracownikiem i jego przełożonym, aby ustalić, co jeszcze możemy ulepszyć, wdrażając kolejne osoby.


Wywiad ukazał się w publikacji "Jak w HR ugryźć IT?" będącej e-bookiem powstałym we współpracy z wykładowcami Talent Management in Tech Companies WH AGH oraz ekspertami z MJCC.​

​
Aleksandra Wiśniewska
Brainly - HR Manager/HR Business Partner | Wykładowca TMiTC WH AGH
tudiowała stosunki międzynarodowe na Uniwersytecie Jagiellońskim oraz psychologię na SWPS. Od 2008 roku związana z obszarem HR w branży produkcyjnej i IT. Zdobywała doświadczenie zawodowe w firmach Valeo i FMC Technologies w różnych obszarach: rekrutacji, on-boardingu, employer brandingu, komunikacji wewnętrznej, wspierania procesów biznesowych i zarządzania działem HR. W 2014 roku dzięki Brainly odkryła świat start-upów. Obecnie jest odpowiedzialna za kompleksowe wsparcie HR-owe zespołu międzynarodowego w Brainly. Członkini założycielka stowarzyszenia Talent Management in Tech oraz wykładowczyni studiów podyplomowych na AGH. Zwolenniczka podejścia Open-Source HR. Instruktorka harcerska w stopniu harcmistrzyni – pełniła w ZHP funkcje na poziomie lokalnym, regionalnym oraz krajowym.