Co warto wiedzieć przed wdrożeniem aplikacji HR Tech dla pracowników? (Marta Dobrzańska)

Czasy, w których wielu pracowników w dużo większym wymiarze niż do tej pory pracuje zdalnie, sprzyjają szukaniu nowych rozwiązań, narzędzi i aplikacji spod znaku HR Tech. Na co zwrócić uwagę, aby wdrożone rozwiązanie odpowiadało na potrzeby pracowników i firmy, i zostało z nami na dłużej? Wyjaśniamy w poniższym poście.

1. Masz ogromny wybór
Podobno od przybytku głowa nie boli 😉 A teraz pomyślcie, że myśląc o wdrożeniu aplikacji HR Tech macie do wyboru ok….300 rozwiązań z całego świata. Aplikacje zmieniające doświadczenia kandydatów oferują oczywiście dostawcy ze Stanów Zjednocznych, Azji, Europy, a także Polski. Przy czym to, że aplikacja powstała i jest rozwijana w innej części globu niż nasza nie powinno Was (od razu 😉) zniechęcać. Wiele z oferowanych rozwiązań ma już klientów w Polsce i Europie, a ich sposób funkcjonowania jest często zgodny z europejskimi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. A zatem, jeśli tylko przeszkodą nie jest dla Was konieczność korzystania z aplikacji czy porozumiewania się z dostawcą w języku angielskim, nie powinniście się obawiać. Boom na rozwiązania HR Tech nie ominął też Polski. W zależności od tego, jak zdefiniujemy sobie rozwiązanie HR Tech, doliczyć możemy się ponad 100 dostawców różnych rozwiązań w Polsce. Do tego możemy dodać mnóstwo aplikacji „uniwersalnych” (nie dotyczących stricte procesów HR-owych), np. usprawniających komunikację w firmie, zarządzanie projektami czy sposobem umawiania spotkań. Jedno jest pewne, na rynku są już aplikacje wspierające każdy element procesów HR-owych.

2. Nie ma rozwiązań HR Tech najlepszych dla każdego
W serwisach takich jak LinkedIn czy Facebook, w szczególności podczas dyskusji na różnych grupach HR-owych i nie tylko, dość często można spotkać pytania:
„Cześć, jaki ATS polecacie?”
„Szukam narzędzia do komunikacji wewnętrznej, co Wam się sprawdza?”
Pomijając pytania wrzucane na wspomniane grupy przez samych dostawców usług 😉, którzy testują w ten sposób popularność swoją i konkurencji, to nie jest to najlepiej postawione pytanie 😊. Przydatność i funkcjonalność rozwiązania w danej firmie będzie zależała od wielu czynników. Przykładowo, w przypadku systemów ATS (Applicant Tracking System), są rozwiązania lepiej sprawdzające się w przypadku wewnętrznych zespołów rekrutacji i takie, które świetnie sprawdzą się w agencjach rekrutacyjnych. Z kolei, w przypadku rozwiązań wspierających komunikację firmową, znaczenie ma choćby stopień geograficznego rozproszenia pracowników czy dostępność do firmowych urządzeń, z których pracownicy korzystają na co dzień (może są to komputery stacjonarne, laptopy, tablety, a może jedynie smartphony). Dlatego pytając o polecenie na wspomnianych grupach (do czego też zachęcam), warto nieco doprecyzować swoje pytanie wskazując charakterystykę i specyfikę firmy, która powinna być uwzględniona przy doborze narzędzia. Oczywiście, bardzo istotnym czynnikiem branym pod uwagę powinny być same funkcjonalności i możliwości narzędzia. W tym momencie warto zdawać sobie sprawę z tego, że…

3. Nie ma rozwiązań idealnych
Warto wziąć pod uwagę, że jest (prawie) niemożliwe, że znajdziesz rozwiązanie, które będzie w 100% spełniało określone przez Ciebie wymagania względem poszukiwanego narzędzia. Nie mówimy tutaj oczywiście o dedykowanych rozwiązaniach napisanych stricte pod Wasze potrzeby (często będzie to dużo droższe rozwiązanie i wiele firm nie może sobie na nie pozwolić). Dlatego przy tworzeniu listy wymagań wobec narzędzia (tak, zdecydowanie warto wiedzieć, czego się dokładnie szuka i mieć taką listę), możesz od razu oznaczyć te, które stanowią dla Was „must have” i pozostałe typu „nice to have”, a potem…i tak przygotować się na elastyczność. To proces podobny do poszukiwania pracownika 😉 Warto mieć określony poszukiwany profil i jego składowe, a potem mimo wszystko być gotowym na to, co przyniesie życie 😉

4. Musisz umieć policzyć korzyści z wdrożenia aplikacji
Na wdrożenie aplikacji będziesz potrzebować zgody „decydenta”, szefa zespołu, działu albo kilku działów, a może nawet szefa firmy. Z pewnością pojawią się pytania „po co nam to”, ale też „co nam to da” albo nawet hasło „do tej pory jakoś radziliśmy sobie bez tego narzędzia”. Przygotuj się dobrze, policz i podsumuj. Zrób zestawienie pokazujące ile obecnie (czasu, pieniędzy) zajmuje korzystanie z narzędzi alternatywnych (bądź ich braku). Pomocne będzie też podsumowanie „co się stanie, jeśli tego nie wdrożymy”.

 5. Wybór (tzw. research) to nieco więcej niż porównanie funkcjonalności opisanych na stronie dostawcy
Sam proces poszukiwania i wstępnego wyboru narzędzia warto przeprowadzić z głową: dowiedzieć się co w szczegółach oznaczają poszczególne funkcjonalności, jakie korzyści dadzą Twojej firmie (czy ich potrzebujesz?), jak wygląda sam proces uruchomienia narzędzia w Twojej firmie (możliwe, że nie obędzie się tutaj bez kontaktu z zespołem IT), a także wsparcie w trakcie jego korzystania.

6. Wdrożenie to więcej niż wysłanie pracownikom maila z loginem i hasłem
W “dniu zero”, czyli w momencie właściwego wdrożenia aplikacji w całej firmie, potrzebujesz nieco bardziej zaawansowanych działań niż przekazanie pracownikom informacji o ich loginie i haśle do aplikacji. Potrzebny będzie pomysł na zainteresowanie pracowników narzędziem (w szczególności jeśli stosowanych rozwiązań w firmie jest już kilka czy kilkanaście), a także przystępne zaprezentowanie im możliwości i korzyści, jakie daje pracownikom narzędzie.

 7. Adopcja aplikacji nie będzie zachodzić samoistnie
Tak jak sam moment startu aplikacji powinien być wspierany działaniami osoby lub zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie aplikacji i pokazywać pracownikom korzyści z narzędzia, tak samo jest to konieczne w trakcie korzystania z aplikacji. Wdrażając narzędzie, z którego korzystanie jest korzyścią, ale nie obowiązkiem pracownika, nie możemy spodziewać się, że 100% pracowników (ani nawet 80 czy 90%) będzie z niego korzystało. I również nie należy rozpatrywać tego w kategoriach porażki. Warto tutaj rozróżniać też jednorazowe czy sporadyczne skorzystanie z narzędzia w porównaniu z korzystaniem systematycznym, a także korzystanie z wybranych funkcji narzędzia w porównaniu z korzystaniem w wielu możliwości narzędzia.

8. Moment odnowienia umowy to moment na ponowne policzenie korzyści z wdrożenia aplikacji
Przyjdzie taki moment, w którym Twój decydent – lub nawet Ty sam(a) – zadasz sobie pytanie „co nam to dało”. Zdecydowanie warto zadać sobie to pytanie i wrócić w tym momencie do ustaleń opisanych w punkcie 4. Czy zakładane korzyści udało się dzięki nowemu narzędziu zrealizować? W jakim stopniu? Przygotowanie odpowiedzi na te pytania ułatwi (Tobie i decydentowi) podjęcie decyzji o przedłużeniu (lub nieprzedłużaniu) umowy z dostawcą na kolejne miesiące czy nawet rok.
Mam nadzieję, że powyższa lista pytań ułatwi Ci podejście do procesu wyboru nowej aplikacji HR Tech (lub innej) z dużą świadomością i uważnością. W razie pytań, możesz napisać marta@greatdigital.pl – pomogę!
 
Post został po raz pierwszy opublikowany na blogu Great Digital
 
------------------------------------------------------
 
Marta Pawlak-Dobrzańska
Założyciel/Strateg i Analityk HR w Great Digital z 15-letnim doświadczeniem w branży (w tym ponad 11 lat w Pracuj.pl). Wspiera firmy w zwiększaniu efektywności procesów HR m.in. poprzez realizację badań candidate i employee experience oraz wdrożenia nowych technologii poprawiających doświadczenia kandydatów i pracowników. Prelegent na licznych konferencjach. Wykładowca na studiach podyplomowych Talent Management in Tech Companies na AGH, gdzie prowadzi kursy Analiza danych w HR oraz Digital HR.